Gesetzeskonforme Übermittlung und Aufbewahrung von Rechnungen

<DP>Invoice steht für eine rechtssichere Übermittlung und Aufbewahrung von Rechnungen. Für Unternehmen, die den Versand und die Archivierung von Eingangs- und/oder Ausgangsrechnungen ausschließlich elektronisch-digital durchführen, besteht die Notwendigkeit der Einführung von Werkzeugen, Verfahren und Methoden die diesen gesetzlichen Anforderungen Rechnung tragen. Dies ist mit <DP>Invoice nun auch ohne qualifizierte Signatur einfach und doch rechtsicher möglich.

Eigenschaften einer sicheren Datenübertragung

DocuProtection ist eine unter höchsten Sicherheits-Standards ausschließlich in Deutschland entwickelte Software-Technologie. Sie bietet kostengünstig und sehr einfach handhabbar umfassende Revisions-Sicherheit für jede Art von elektronischen Daten und Dokumenten.

Eine revisionssichere und gesetzeskonforme Übermittlung und Aufbewahrung von Rechnungen

Zukünftig wird für eine umsatzsteuerliche Anerkennung von Rechnungen eine qualifizierte Signatur unter bestimmten Voraussetzungen nicht mehr erforderlich sein. Dies ist im Sinne des Wegfalls bürokratischer Hemmnisse und somit der Verwaltungsvereinfachung für Wirtschaft und private Haushalte grundsätzlich zu begrüßen. 

 

Allerdings wird es keinesfalls so sein, dass man Rechnungen einfach als E-Mail-Anhang verschicken kann. Elektronische Rechnungen werden das Merkmal der Unveränderbarkeit und des eindeutigen Ersteller-Nachweises tragen müssen und damit weiterhin strengen steuer- und handelsrechtlichen Bedingungen unterliegen. 

 

Für Unternehmen, die den Versand und die Archivierung von Eingangs- und/oder Ausgangsrechnungen ausschließlich elektronisch durchführen, gleichzeitig aber auf die ungeliebte qualifizierte Signatur verzichten wollen, besteht somit die Notwendigkeit der Einführung von Werkzeugen, Verfahren und Methoden, die den dafür bestehenden gesetzlichen Regelungen Rechnung tragen.

Vollumfänglich gerecht wird man diesen Forderungen durch den Einsatz von <DP>Invoice, das darüber hinaus durch untrennbares Anhaften der zugrundeliegenden Verbrauchs- oder Abrechnungsdaten an der Rechnung sowie durch die Mitübertragung von EDIFACT-Buchungssätzen zur Nutzung in der Buchhaltung des Rechnungsempfängers (neben der Druckversion) weitere wichtige Vorteile bietet.

 

Mit der bewährten DocuProtection Technologie, sowie dem seit Jahren auch im Bereich der Steuerbehörden eingesetzten <DP>Connect (revisionssicherer Empfangsnachweis für den Absender) stehen technisch erprobte, hochsichere, skalierbare und zudem äußerst wirtschaftliche Werkzeuge zur Verfügung, die zusätzlich eine Reihe interessanter Möglichkeiten zur Optimierung des RZ-Betriebs mit sich bringen.

DocuProtection ist eine unter höchsten Sicherheits-Standards ausschließlich in Deutschland entwickelte Software-Technologie. Sie bietet kostengünstig und sehr einfach handhabbar umfassende Revisions-Sicherheit für jede Art von elektronischen Daten und Dokumenten. 

 

In einem einzelnen Prozess werden Daten und Dokumente in ihrem Originalformat revisionssicher verpackt, intelligent komprimiert, stark verschlüsselt und bei Bedarf digital signiert. 

 

Die entstehenden Daten-Pakete DocuTainer® haben eine wählbare Lebensdauer und können beliebig verschachtelt, mit Zeitstempeln versehen sowie digital gegengezeichnet werden. Durch weitgehende Hardware-Unabhängigkeit und streng generischen Aufbau der Technologie ist Zukunftssicherheit auch bei Einsatz in Langzeitarchiven gemäß steuer- und handelsrechtlichen Forderungen gewährleistet.

 

Basierend auf der DocuProtection Technologie ist <DP>Connect  seit Jahren als hochsicheres Übertragungssystem zwischen Rechnern unterschiedlicher Sicherheitszonen im Einsatz. Es bietet die Absicherung bestehender Übertragungsverfahren mit unbestreitbaren Nachweisen für einen absolut manipulationssicheren, durch Punkt-zu-Punkt-Verschlüsselung sowie die Verwendung speziell gesicherter Transport-DocuTainer® völlig abgeschotteten Datentransport. <DP>Connect ist hochverfügbar, wartungsfreundlich und extrem skalierbar. Es unterstützt alle gängigen Übertragungsprotokolle und kann durch die Möglichkeiten eines webbasierten Monitorings, eines zentralen Bertragungsjournals mit Datenübertragungs-Archiv, von Error-Log, Policy-Editor und automatischen Aufräumprozessen zu Einsparungen – besonders im Personalbereich - führen, die alleine schon den Invest innerhalb eines Jahres aufwiegen können.